GESTION DES ALERTES

Objet

Cette procédure a pour objet la description des mesures prises dès la réception d’une notification d’alerte sur un lot. Elle précise les actions mises en œuvre par l’AC au niveau de l’entreprise productrice, ainsi qu’au niveau des produits du même lot qui seraient susceptibles d’être encore présentes sur le territoire.

Domaine d’application

Cette procédure s’applique à la Gestion des alertes portant sur des produits de la pêche destinés à la consommation humaine.

Responsabilité

Cette procédure est placée sous la responsabilité du Chef de la DICC, en collaboration avec le Bureau de Gestion des alertes (BGA) et le Bureau des Analyses et du Suivi des Laboratoires Partenaires (BALSP) pour les prélèvements et les contrôles de laboratoire.

Éléments d'entrée

Information écrite ou verbale à l’AC par l’entreprise agréée ou le laboratoire ;
Rapport d’analyse d’autocontrôle non-conforme ;
Rapport d’analyse et de contrôle officiel non-conforme ;
Notification RASFF ou INFOSAN ;
Notification de la non-conformité par le pays de destination d’un lot exporté ;
Notification de la non-conformité par le pays d’origine d’un lot importé au Sénégal.

Éléments de sortie

Certificat de consigne des lots disponibles ;
Lettre de suspension d’agrément ;
Lettre de mise sous contrôle renforcé ;
Rapport de diagnostic sanitaire ;
Rapport de contre-analyses ;
Certificat de levée de consigne ;
Certificat de saisie ;
Procès-verbal de destruction ou de transformation ;
Rapport de suivi de l’application des mesures correctives ;
Lettres de levée de suspension d’agrément ou du contrôle renforcé.

Description de la procédure

L’AC communique auprès des consommateurs lorsque l’exploitant concerné n’a pas pris les mesures correctives nécessaires (retrait, rappel) pour faire cesser le danger ou qu’il tarde à les mettre en œuvre. Elle peut utiliser les réseaux RASFF ou INFOSAN en cas de risque grave concernant des personnes situées hors du pays ou solliciter le ministère chargé des affaires étrangères pour diffuser des informations.

Alerte microbiologique

En ce qui concerne les alertes microbiologiques, dès la réception de la notification, la DICC met sous consigne officielle tous les lots en stock dans l’établissement concerné et une lettre de suspension d’agrément est envoyée à l’intéressé par mail dans les 24 heures et le courrier physique va suivre.

Des échantillons du même lot, s’il en reste encore, sont prélevés et envoyés au laboratoire pour des contre-analyses, si les résultats sont non-conformes, le produit est saisi et détruit.

Une équipe d’inspecteurs de la DITP est envoyée dans les locaux de l’établissement incriminé dans les 48 heures pour procéder au diagnostic de son Plan de Maîtrise sanitaire (PMS), qui consiste à rechercher, avec l’équipe qualité de l’unité de production, les causes de la non-conformité constatée. Le rapport de diagnostic sanitaire, relatant les manquements relevés par les inspecteurs et les recommandations de mesures correctives ou préventives formulées, est envoyé à l’exploitant par mail dans les 48 heures suivant le diagnostic sanitaire et le document physique lui sera transmis.

Après la mise en œuvre des mesures correctives ou préventives, l’exploitant demande par écrit à la DITP une inspection de suivi.

Au moins deux inspecteurs de la DITP se rendent sur place pour vérifier l’effectivité de la mise en œuvre des mesures correctives et préventives au sein de l’établissement de production.

Le rapport d’inspection de suivi est transmis par mail dans les 48 heures suivantes et le courrier physique sera transmis. Si la conclusion du rapport est favorable, la suspension est levée, les produits sous consigne officielle libérés et l’établissement mis sous contrôle renforcé. Par contre, si le résultat de l’inspection est défavorable, il est demandé à l’exploitant de poursuivre les corrections.

Le contrôle renforcé consiste à consigner sous contrôle officiel les produits de l’établissement de production destinés à l’exportation et à prélever des échantillons pour des contrôles de laboratoire portant notamment sur le(s) paramètre(s) à l’origine de l’alerte. La levée du contrôle renforcé est assujettie à l’obtention de trois (03) résultats satisfaisants, sur trois (03) expéditions successives comprenant le produit incriminé ou tout autre produit apparenté.

Alerte chimique

Lorsqu’il s’agit d’une alerte chimique, une lettre de contrôle renforcé est envoyée par mail à l’établissement de production dans les 24 heures après réception de la notification d’alerte et le courrier physique lui sera transmis.

Des inspecteurs de la DITP sont envoyés dans les locaux de l’établissement de production dans les 48 heures qui suivent pour procéder au diagnostic sanitaire, qui consiste à rechercher, avec l’équipe qualité de l’unité de production, l’origine de la contamination chimique. Le rapport de diagnostic, relatant les manquements relevés par les inspecteurs et les recommandations de mesures correctives ou préventives formulées, est envoyé au producteur par mail dans les 48 heures suivant le diagnostic et le courrier physique lui sera transmis.

Des échantillons sont prélevés à chaque expédition pour des contrôles de laboratoire portant notamment sur le(s) paramètre(s) à l’origine de l’alerte. Les rapports d’essais sont enregistrés et archivés.

Si les résultats des tests de laboratoire sont satisfaisants, la consigne est levée et les produits certifiés. Par contre, si les résultats sont non-conformes, il y a saisie et destruction/transformation.

Alerte documentaire

Un diagnostic du problème est programmé par la DICC au plus tard 48 heures après la réception de la notification d’alerte. Des investigations sont faites afin de trouver les causes de cette non-conformité documentaire. Au besoin, des inspecteurs de la DITP se rendent dans les locaux de l’établissement pour une enquête approfondie. Le rapport du diagnostic est envoyé à l’expéditeur par mail dans les 48 heures qui suivent le diagnostic et le courrier physique lui sera transmis.

Une lettre d’avertissement est envoyée à l’expéditeur en même temps que le rapport de diagnostic. En cas de récidive, l’agrément de l’établissement est suspendu, la lettre de notification lui est envoyée par mail dans les 24 heures suivant la réception de l’alerte et le courrier physique lui sera transmis. Tous ces documents sont enregistrés et archivés.

Procédure référencée et enregistrements relatifs à la qualité

Étapes

Loi

Décrets

Arrêtés

Enregistrements

Alerte sanitaire